57 de los pacientes, para conocer en todo momento el histórico de revisiones. Esto se traduce en un mejor diagnóstico, basado en la información recogida. Asimismo, un adecuado software debe resultarle útil al profesional para llevar a cabo la gestión administrativa del centro, teniendo al día la facturación y los tickets. La información se ordena y centraliza en el programa, de manera que también se puede acceder a ella todo el tiempo. Con las mismas, esta herramienta puede facilitar, incluso, el conocer el estado del negocio a través de estadísticas e informes. ¿Cómo escoger el mejor programa de gestión de ópticas? A la hora de tomar esa decisión, los establecimientos pueden optar por una solución a medida o bien por un software de mercado especializada. Existen en el mercado diversas opciones, depende de cada uno valorar cuál se ajusta más a sus necesidades. Optiwin, Deipe, Visual, Optiplus o Gesvisión, por ejemplo, son los más utilizados por las ópticas e incluyen varias funciones clave. En primer lugar, almacenar y gestionar información sobre los clientes, como sus datos de contacto, historial de compras y preferencias. Además, el software debe permitir a las ópticas recoger todo el historial médico y el análisis visual de cada paciente (anamnesis, sistema refractivo, sistema sensorial, sistema binocular, sistema acomodativo, estudio oculomotor, etc.), así como la digitalización de las ópticas con un kit de recursos, lectura de stocks con lectores acumuladores o tableta de firmas. Realizar un seguimiento de las existencias de productos y servicios, de los pedidos, gestionar las devoluciones, efectuar un seguimiento de sus ventas, generar informes y realizar análisis son también tareas que cumplimentan estas herramientas. De igual modo, crean y gestionan campañas de marketing de la mano de la empresa, recopilando y analizando para ello datos de clientes. Por último, pero no menos importante, un software ejerce de ‘business intelligence’, ayudando a las ópticas a realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos y a generar informes de contabilidad. Contar con un software óptico, ‘win-win’ para ópticas y pacientes De todas esas funciones se pueden extraer, por tanto, al menos cuatro beneficios principales que esta tecnología aporta al óptico. Por un lado, mejorar la productividad, ya que se reduce el tiempo necesario para buscar, consultar o actualizar la información de los clientes, la contabilidad o la facturación. Además, la información está disponible en tiempo real para todas las personas de la red. Al mismo tiempo, agiliza el seguimiento de incidentes y problemas gracias a la digitalización de la información y a la interconexión entre sucursales y departamentos. Es decir, una mayor eficacia de los procesos que se traduce en la satisfacción de los procesos y en una optimización de la relación médico-paciente en las consultas. No en vano, el historial de cada paciente, que optometristas y vendedores pueden consultar en tiempo real, incluye toda la información que ayuda a un diagnóstico eficaz y también a recomendar los productos más adecuados a sus gustos. Y finalmente, el plus de efectividad y de capacidad de análisis estratégico que aporta, lleva a potenciar el crecimiento del negocio. Sabiendo esto, algunos factores a considerar para decantarse por uno u otro según los expertos de Optiwin incluyen el tamaño de la óptica, el presupuesto y las funciones que necesita el profesional. Pedir referencias a otros propietarios sobre qué software utilizan y sus opiniones al respecto es un consejo para poder elegir con mayor seguridad. También es recomendable comparar las funciones y características de diferentes programas para asegura que el elegido ofrezca las funciones que ese establecimiento necesita para ser gestionado de forma eficiente. A ser posible, conviene apostar por la nube siempre, pues el software online permite automatizar la gestión de la óptica de forma sencilla: acceso 24/7, seguridad, copia de seguridad y actualizaciones automáticas de software. Hay programas, como Optiplus, que directamente se aloja en un servidor principal al que se accede a través de Internet, de manera que es posible descentralizar procesos y acceder a múltiples recursos y servicios de forma remota, desde cualquier lugar, y sin necesidad de instalar complicados programas ni tener personal destinado sólo a gestionar software o a ciberseguridad. Finalmente, dado que la mayoría de los proveedores ofrecen pruebas gratuitas o de demostración, incluso es posible (y 100 % aconsejable) probar diferentes softwares antes de adquirirlos. “Adquirir un software para gestionar nuestra óptica no es tarea sencilla, pues existen en el mercado un sinfín de opciones, pero debemos tener en cuenta algunos aspectos que nos ayuden a decantarnos por el adecuado. Es vital preguntarse si el software tiene experiencia en el sector y si es específico para ópticas”, expone Ramón Arévalo Zapata, director de Tecnología de Optiplus. Si es así, lo siguiente es cuestionarse “si el historial clínico va a satisfacer las necesidades o, lo más importante, si se podrán recuperar los datos en caso de querer cambiar de software”. Estas, “pueden ser algunas de las preguntas que debemos plantearnos a la hora de adquirir un software”. En suma, con un poco de investigación, es posible encontrar el software perfecto para cada óptica. UN SOFTWARE EJERCE DE ‘BUSINESS INTELLIGENCE’, AYUDANDO A LAS ÓPTICAS A REALIZAR UN SEGUIMIENTO DE SUS INGRESOS Y GASTOS Y A GENERAR INFORMES DE CONTABILIDAD
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